Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. ...
[Download]
Kompetensi Dasar:
Menulis surat dinas berkenaan dengan kegiatan sekolah
Indikator:
* Mampu mendaftar butir-butir isi surat yang akan ditulis.
* Mampu menuliskan butir-butir isi surat resmi mengikuti format dan cara penulisan yang berlaku (sistematika penulisan dan bahasa yang baku).
Materi
01. Macam-macam Surat
02. Macam-macam Surat Dinas
03. Sistematika Surat
04. Membandingkan Surat Dinas dan Surat Pribadi
05. Simulasi
06. Latihan
07. Tes
Sebelum Anda mengenal surat dinas lebih jauh, mari kita mengenal macam-macam surat terlebih dahulu!
a.
b.
c.
Tahukah Anda, apakan nama alat komunikasi yang ditampilkan di atas?
Ya, betul.
Alat komunikasi tersebut dinamakan surat. Pasti Anda pernah berkirim surat kepada orang lain, entah itu kepada teman, orang tua, atau kepada guru Anda di sekolah.
Pada zaman dahulu surat merupakan alat komunikasi yang sangat efektif untuk menyampaikan berita atau informasi. Biasanya seseorang mengirim surat melalui jasa pos dengan menggunakan amplop dan membubuhkan perangko yang sesuai.
Namun, zaman sekarang kita dapat mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain, seperti faksimili, SMS (Short Message Service), dan e-mail (elektronik mail). Supaya Anda lebih memahami hal-hal yang berhubungan dengan surat, bacalah uraian berikut ini!
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.
Dalam mencari teman, seseorang memiliki kriteria tertentu yang dapat dijadikan sebagai patokan. Nah! Seperti itu pula dalam membuat sebuah surat. Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah ini, yaitu
- Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika[1], estetika[2], dan logika[3]
- Menarik, padat, dan jelas.
- Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.
Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:
- Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat menggambarkan citra penulis.
- Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
- Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
- Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
- Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.
Sekarang Anda sudah mengetahui fungsi surat. Seperti halnya manusia yang memiliki jenis kelamin laki-laki dan perempuan, surat pun memiliki beberapa jenis, yaitu:
1. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada organisasi/lembaga.
2. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.
3. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang.
Nah, bisakah Anda menentukan apa nama jenis surat pada contoh (a), (b), dan (c) pada awal tampilan?
Etika terbagi menjadi tiga bagian utama: meta-etika (studi konsep etika), etika normatif (studi penentuan nilai etika), dan etika terapan (studi penggunaan nilai-nilai etika) (lihat Wikipedia Bahasa Indonesia).
[2] Estetika secara sederhana adalah ilmu yang membahas keindahan, bagaimana ia bisa terbentuk, dan bagaimana seseorang bisa merasakannya. Pembahasan lebih lanjut mengenai estetika adalah sebuah filosofi yang mempelajari nilai-nilai sensoris, yang kadang dianggap sebagai penilaian terhadap sentimen dan rasa. Estetika merupakan cabang yang sangat dekat dengan filosofi seni (lihat Wikipedia Bahasa Indonesia).
[3] Logika berasal dari kata Yunani kuno λόγος (logos) yang berarti hasil pertimbangan akal pikiran yang diutarakan lewat kata dan dinyatakan dalam bahasa.
Sebagai ilmu, logika disebut dengan logike episteme (Latin: logica scientia) atau ilmu logika (ilmu pengetahuan) yang mempelajari kecakapan untuk berpikir secara lurus, tepat, dan teratur[a].
Ilmu disini mengacu pada kemampuan rasional untuk mengetahui dan kecakapan mengacu pada kesanggupan akal budi untuk mewujudkan pengetahuan ke dalam tindakan. Kata logis yang dipergunakan tersebut bisa juga diartikan dengan masuk akal.
--------------------------
[a] Logika alamiah adalah kinerja akal budi manusia yang berpikir secara tepat dan lurus sebelum dipengaruhi oleh keinginan-keinginan dan kecenderungan-kecenderungan yang subyektif. Kemampuan logika alamiah manusia ada sejak lahir.
Logika ilmiah memperhalus, mempertajam pikiran serta akal budi. Logika ilmiah menjadi ilmu khusus yang merumuskan azas-azas yang harus ditepati dalam setiap pemikiran. Berkat pertolongan logika ilmiah inilah akal budi dapat bekerja dengan lebih tepat, lebih teliti, lebih mudah dan lebih aman. Logika ilmiah dimaksudkan untuk menghindarkan kesesatan atau, paling tidak, dikurangi (lihat Wikipedia Bahasa Indonesia).
Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.
Syarat sebuah surat dinas:
- Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
- isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
- bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
- harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
surat tugas, surat perintah, surat pemberitahuan, dan surat panggilan.
a. Surat Undangan Rapat Dinas
b. Surat Permohonan
c. Surat Edaran
Anda telah mengetahui bahwa surat dinas berbeda dengan surat pribadi. Salah satu perbedaannya terletak pada sistematika surat. Berikut ini adalah sistematika surat dinas dan contoh surat dinas serta sistematikanya.
- kepala surat
- tanggal surat
- nomor surat
- lampiran
- hal/perihal
- alamat yang dituju
- alinea pembuka
- alinea isi
- alinea penutup
- identitas penulis surat
- pengesahan pihak berwenang
- tembusan
Perhatikan contoh surat dinas berikut!
Cara Penulisan Sistematika Surat Dinas
1. Kepala Surat
Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup tanggal, bulan, dan tahun.
3. Nomor Surat
Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun.
4. Lampiran
Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.
5. Hal
Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran. Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan.
6. Alamat yang dituju
Alamat surat memakai singkatan Yth. tidak perlu lagi memakai kata Kepada karena merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju. Selain itu, setiap bagian alamat surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.
7. Alinea pembuka
Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamu ‘alaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea pembuka, disesuaikan dengan isi atau hal surat.
8. Alinea isi
Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.
9. Alinea penutup
Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka.
10. Identitas penulis surat
Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP).
11. Pengesahan pejabat berwenang
Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/organisasi.
12. Tembusan
Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada nama yang tertera di sana agar nama tersebut mengetahui perihal surat tersebut.Coba perhatikan kedua surat di bawah ini!
Surat Pribadi
Anda sudah mengetahui bahwa surat dinas disebut juga surat resmi yang berhubungan dengan instansi pemerintah, sedangkan surat pribadi dikirimkan oleh seseorang sebagai individu dan tidak mewakili sebuah instansi. Berikut ini adalah persamaan dan perbedaan surat dinas dengan surat pribadi!
Persamaan surat dinas dan surat pribadi
- Memiliki sistematika surat
- terdapat tanggal surat, perihal, dan alamat yang dituju
- ada alinea pembuka, isi, dan penutup
- ada yang menandatangani atau yang bertanggung jawab
Perbedaan surat dinas dan surat pribadi
| Bagian/Isi | Surat Dinas | Surat Pribadi |
| - Kepala/kop surat | v | - v v - v - v |
Susunlah bagian-bagian surat ini pada kotak dibawahnya, menjadi sebuah surat utuh.
atau langsung simulasi sumber (tampilan besar) klik disini.
No comments:
Post a Comment