Pengolah Kata Untuk Menghasilkan Informasi - Teknologi Informasi & Komputer SMP Kelas VII

PENGOLAH KATA UNTUK MENGHASILKAN INFORMASI

(dikutip dari dan di-link ke: http://www.e-dukasi.net/)

Program pengolah kata yang akan dibahas pada materi ini adalah Microsoft Word 2003, sebuah versi dari Microsoft Word (MS. Word) yang cukup tinggi. Pembahasan pada materi ini akan memberikan dasar yang mudah sehingga apa pun versi MS. Word yang digunakan prinsip operasinya sama. Microsoft Word adalah aplikasi program pengolah kata yang dikeluarkan oleh Perusahaan Microsoft. [Download]

KOMPETENSI
Standard Kompetensi:
Menerapkan perangkat lunak pengolah kata (word processing) untuk menghasilkan informasi.

Kompetensi Dasar :
* Mengidentifikasi fungsi perangkat lunak pengolah kata
* Membuat berkas dengan mengunakan program pengolah kata
* Memodifikasi berkas mengunakan program pengolah kata
* Membuat tabel sederhana dan menempatkan gambar program pengolah kata.

Indikator :
* Mengidentifikasi letak program pengolah kata
* Menjalankan program pengolah kata
* Membuka berkas baru
* Mengunakan pengolah kata untuk pengolahan file
* Menggunakan menu yang berkaitan dengan editing
* Menggunakan menu yang berkaitan dengan format paragraf dan font
* Menyimpan berkas sesuai dengan nama file dan forlder yang di inginkan
* Membuka dan mengedit berkas yang pernah dibuat
* Menggunakan fasilitas pengolahan kata dan pengabungan kata
* Menggunakan menu insert dan menu yang berkaitan setting halaman untuk mengelola berkas
* Mengatur orientasi halaman ( potrait atau landscape )
* Mengunakan fasilitas print preview dalam mengelola pencetakan berkas
* Mencetak berkas sesuai dengan format yang diinginkan
* Membuat tabel dengan berbagai format
* Mengedit tabel
* Membuat word art menyisipkan dalam berkas.


Materi
01. Mengidentifikasi perangkat lunak pengolah kata
02. Membuat berkas baru
03. Memodifikasi berkas
04. Menyisipkan tabel, gambar

05. Simulasi

Latihan
06. Latihan 1
07. Latihan 2

08. Tes

01. Mengidentifikasi perangkat lunak pengolah kata
Program pengolah kata yang akan dibahas pada materi ini adalah Microsoft Word 2003, sebuah versi dari Microsoft Word (MS. Word) yang cukup tinggi. Pembahasan pada materi ini akan memberikan dasar yang mudah sehingga apa pun versi MS. Word yang digunakan prinsip operasinya sama.

Microsoft Word adalah aplikasi program pengolah kata yang dikeluarkan oleh Perusahaan Microsoft yang mempunyai beberapa fungsi antara lain :
1.Membuat Surat menyurat
2.Membuat Karya Tulis, Skripsi dan lain-lain
3.Membuat tabel dengan perhitungan atau tanpa perhitungan
4.Membuat grafik
5.Membuat tulisan menarik dengan mengunakan gambar
6.dll

Keunggulan dari Microsoft Word^[1] adalah :
1.Mudah dalam pengoperasian
2.Mudah memanajemen file dan fasilitas autorecovery bila terjadi padam listrik
3.Kualitas baik dan bagus dalam pencetakkan
4.WYSIWYG ( What You See Is What You Get ), yaitu apa yang dilihat di monitor akan sama dengan hasil cetakan.
5.Dapat melakukan pengiriman e-mail dan fax langsung terhubung dengan internet
6.Mampu menyisipkan gambar dan grafik ataupun objek lainnya yang membuat naskah terlihat lebih menarik
7.Kemampuan menyimpa file dalam bentuk web.

Mengaktifkan Program
1.Nyalakan Komputer
2.Tunggu sampai muncul dekstop windows XP (sesuai dengan sistem operasi yang digunakan, contoh windows XP)
3.Klik start
4.Pilih menu program dan geser mouse ke kanan dan Pilih Microsot office kemudian geser kembali ke kanan dan pilih Microsoft Word dengan mengklik.

Selanjutnya, akan tampil lembar kerja Microsoft Word (Layar Editing) sebagai berikut :

Menu Microsoft Word
Microsoft Word mempunyai Menu Utama atau dikenal dengan Menu Baru yang terdiri atas File, Edit, View, Insert, Format, Table, Tools, Data, Window dan Help. Dimana menu tersebut mempunyai fungsi kumpulan- kumpulan perintah yang disusun berdasarkan fungsinya. Setiap menu terdiri dari submenu, seperti gambar dibawah ini :

^[1] Microsoft Word adalah pengolah kata yang berupa Perangkat lunak tak bebas (lihat Wikipedia Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris: proprietary software) – kadang disebut perangkat lunak berbayar, perangkat lunak sumber tertutup (close source), perangkat lunak proprieter atau perangkat lunak berpemilik adalah perangkat lunak dengan pembatasan terhadap penggunaan, penyalinan, dan modifikasi yang diterapkan oleh proprietor atau pemegang hak.

Saat sekarang ada banyak bertebaran pengolah kata yang berupa Perangkat lunak bebas, dimana keunggulannya setara dengan MS Word itu (yang harus dibeli), bahkan Perangkat lunak bebas ini dapat pula diperoleh secara free charge (alias gratis, click disini - https://shipit.ubuntu.com/ untuk mendapatkan CD gratis, dan dapat digandakan sebanyak-banyaknya), contohnya seperti keluarga Linux Ubuntu (seperti Ubuntu, Ubuntu Muslim Edition, Kubuntu, Xubuntu, Edubuntu, BlankOn Linux, dll). Perangkat lunak bebas ini disebut juga dengan Sumber terbuka (lihat Wikipedia dalam Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris: open source) adalah sistem pengembangan yang tidak dikoordinasi oleh suatu orang/lembaga pusat, tetapi oleh para pelaku yang bekerja sama dengan memanfaatkan kode sumber (source-code) yang tersebar dan tersedia bebas (biasanya menggunakan fasilitas komunikasi internet). Pola pengembangan ini mengambil model ala bazaar, sehingga pola Open Source ini memiliki ciri bagi komunitasnya yaitu adanya dorongan yang bersumber dari budaya memberi, yang artinya ketika suatu komunitas menggunakan sebuah program Open Source dan telah menerima sebuah manfaat kemudian akan termotivasi untuk menimbulkan sebuah pertanyaan apa yang bisa pengguna berikan balik kepada orang banyak.) seperti OpenOffice.org (lihat Wikipedi Indonesia, adalah sebuah paket aplikasi perkantoran berkode sumber terbuka (open source) yang dapat diperoleh secara gratis. Paket tersebut termasuk komponen-komponen pengolah kata (word processor), lembar kerja (spreadsheet), presentasi, ilustrasi vektor, dan gudang data (database). OpenOffice.org ditujukan sebagai saingan bagi Microsoft Office dan dapat dijalankan di atas berbagai platform, di antaranya Windows, Solaris, Linux, dan Mac OS X. OpenOffice.org mendukung standar dokumen terbuka untuk pertukaran data, dan dapat digunakan tanpa biaya), KWord (lihat Wikipedi Indonesia, adalah aplikasi pengolah kata, bagian dari proyek [KOffice] dari lingkungan desktop, dan lain-lain. Masing-masing sebenarnya sama-sama mempunyai keunggulan masing-masing, termasuk kelemahannya masing-masing, namun ke depan diprediksikan orang akan banyak berimigrasi ke Linux atas beberapa pertimngan keunggulan Linux (lihat disini).

02. Membuat berkas baru

Untuk membuat berkas baru, dapat dilakukan melalui menu File , dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1.	Klik menu File
2.	Klik New, window akan menampilkan kotak dialog seperti gambar di bawah ini:
3.	Kemudian klik Blank Document untuk membuat berkas baru, untuk langkah cepatnya tanpa melalui menu file yaitu dengan mengklik Ikon New () pada Toolbar Ikon.
Menyimpan Berkas Baru
	Setelah mengetik artikel atau tulisan, kita dapat menyimpan berkas tersebut dengan tujuan agar artikel atau tulisan tidak hilang. Penyimpanan tersebut dapat di simpan di harddisk, Flask Dish atau Disket tergantung kebutuhan. Adapun langkah untuk menyimpan berkas adalah sebagai berikut :
	1.	Pada Menu File klik 'Save' atau ikon maka akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini :
	2.	Isi nama File pada kotak ' File Name'
	3.	Kemudian arahkan penyimpanan yang dilakukan dengan mengklik tanda panah kebawah paling atas
Pengaturan Format Paragraf
	Agar tampilan teks terlihat bagus, perlu adanya pengaturan format paragraf yang baik . Format Paragraf dapat dilakukan dengan menu pulldown ( melalui menu Format ) atau menu toolbar yang tersedia.
	1.	Mengatur Paragraf dengan menu pulldown
		*	Klik menu Format
		*	Klik Paragraph, maka akan tampil kotak dialog :
		*	Klik Tab Indents dan Spacing, tentukan :
			Alignment : Perataan teks terdiri dari ( Left, center, right dan Justify )
			Identation : Batas kiri dan kanan paragraf
			Special : Indent menggantung (hanging) dan menjorok ( First line )
			Line Spacing : Jarak baris pengetikan
		*	Klik OK
	2.	Mengatur Perataan teks dengan Ikon
		*	Klik Ikon yang diperlukan
		*	Keterangan :
			a. Perataan teks kiri ( Left)
			b. Perataan teks tengah ( center )
			c. Perataan teks kanan ( Right ) dan d. Perataan teks penuh atau kiri dan kanan (Justify)

3.	Mengatur Jarak Baris (Line Spacing) dengan Ikon
	Pengaturan spasi atau jarak baris selain dengan menu Pulldown seperti pada gambar kotak dialog Paragraf, dapat dilakukan pula dengan menggunakan Ikon line spacing. Langkahnya adalah sebagai berikut :
	*	Klik ikon line spacing
	*	Pilih jarak baris atau spasi yang diperlukan.
	Perhatikan gambar berikut :
4.	Bullets and Numbering
	Bullets merupakan alat pemberian nomor di depan suatu paragraf dalam bentuk karakter tertentu, sedangkan numbering merupakan alat pemberian nomor di depan suatu paragraf dalam bentuk angka atau alfabet. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
	*	Klik menu Format
	*	Klik Bullets and numbering
	*	Pilih Bullet yang diinginkan
	* Pilih Numbered yang di inginkan
5.	Pengaturan Font (Huruf)
	Aktivitas menarik dari Word adalah bermain-main dengan font ( Jenis huruf ). Penggunaan font berarti mencakup antara lain penebalan font ( bold ), pemiringan font ( Italic ), pemberian garis bawah (underline), penggantian ukuran font (size), bentuk font (style), warna font dan latar belakang. Bila teks/tulisan sudah diketik dulu maka harus melakukan pemblokkan terlebih dahulu. Perhatikan Langkah-langkahnya :
	Mengubah font dengan menggunakan Menu Bar
	*	Sorot Teks atau Blok dulu tulisan/teks
	*	Klik Menu Format
	*	Klik Font maka akan tampil kotak dialog seperti gambar disamping .
	*	Setelah di pilih, maka OK
	Adalah Jenis-jenis Font
	Menggubah Style Font :
	- Regular : Sesuai dengan aslinya artinya tidak diberikan Style - Italic : memringkan font - Bold : menebalkan Font - Bold Italic : memiringkan font dan menebalkan font
	Mewarnai Font
	Mengubah ukuran Font Memberi garis dibawah font, jika diberi garis maka underline color akan berfungsi untuk menentukan warna garis.
	Menggubah Font dengan mengunakan Ikon
	*	Klik ikon seperti gambar di samping yang terdapat pada Toolbar Ikon
	*	Klik pilihan yang diinginkan, dimana :
		B : untuk menebalkan font (Bold) I : untuk memiringkan font (Italic) U : untuk mengarisbawahi font (Underline)
6.	Format Case Text
	Fungsi format ini adalah untuk mengubah huruf dalam suatu kata kalimat, paragraf, atau seluruh halaman menjadi huruf besar (Capital), huruf kecil (lower), Huruf besar dalam satu kalimat, dan lain-lain. Perhatikan langkah-langkah berikut ini :
	*	Blok Teks yang akan dirubah Case Text-nya
	*	Klik menu format
	*	Klik Change Case
	*	Tentukan Pilihan
		Sentence case : huruf kapital dalam satu kalimat Lower case : huruf menjadi kecil semua UPPERCASE : huruf kapital semua Title Case : huruf depan kapital dalam setiap kata Toggle : huruf depan kapital atau lower dalam setiap satu kata tergantung asal hurufnya dalam setiap satu kata.

03. Memodifikasi berkas

1.	Membuka berkas yang telah disimpan
	Membuka berkas yang telah kita buat dapat dilakukan dengan cara menggunakan menu Pulldown, ikon atau keyboard kombinasi. Berikut ini cara membuka berkas baru dengan menggunakan menu Pulldown.
	*	Klik menu File
	*	Klik Open
	*	Tentukan directory file akan disimpan
	*	Klik nama file yang akan dibuka
	*	Klik Open
	Selain itu, membuka file open dapat dengan menggunakan ikon. Caranya dengan mengklik ikon open atau dapat pula dilakukan keyboard dengan menekan kombinasi tombol keyboard Ctrl + O.
2.	Memperbaiki berkas yang telah tersimpan dengan Editing
	Kemungkinan berkas memerlukan suatu perbaikan (editing ), perubahan, pengurangan, atau penambahan. Dalam mengedit, ada istilah blok yang selanjutnya dapat dilanjutkan dengan menghapus, mengcopy atau memindahkan berkas.
	A.	Blok
		Blok adalah istilah dalam komputer yang berfungsi untuk menandai atau memilih teks tertentu. Untuk memblokan, ada cara yang dapat dilakukan :
		1)	memblok satu kata : klik ganda
		2)	memblok satu baris : klik di kiri baris pada atau selection bar dengan kursor menghadap serong ke kanan
		3)	memblok satu kalimat : Tekan tombol Ctrl diikuti klik pada kalimat tersebut
		4)	memblok satu paragraf : Tiga kali klik pada paragraf tersebut
		5)	memblok seluruh naskah : Tiga kali klik kiri baris pada atau selection bar dengan kursor menghadap serong ke kanan. Dapat pula dengan menekan keyboard : Ctrl + A
		6)	memblok per satu huruf : Tekan keyboard Shift dengan arrow key (tanda panah)
	B.	Menghapus (del) dan Memotong (cut) Dokumen
		Ada dua pengertian menghapus dan memotong. Menghapus adalah tindakan menghilangkan tulisan/teks secara permanen, sedangkan memotong adalah tindakan menghilangkan tulisan/teks dengan tujuan untuk dipindahkan ke tempat lain atau baris baru.
		Untuk memotong teks/tulisan dapat dilakukan dengan cara :
		1.	Klik menu Edit
		2.	Klik Cut atau Klik Ikon Cut
			atau dengan menekan tombol kombinasi keyboard : Ctrl + X
		Untuk menghapus teks dapat dilakukan dengan cara :
		1.	Menekan keyboard 'Backspace' : menghapus satu karakter di sebelah kiri kursor
		2.	Menekan 'Ctrl' + 'Backspace' : menghapus satu kata di sebelah kiri kursor
		3.	Menekan 'Delete' : menghapus satu karakter di sebelah kanan kursor
		4.	Menekan 'Ctrl' + 'Delete' : menghapus satu kata di sebelah kanan kursor
	C.	Mengcopy atau menyalin berkas
		Mengcopy teks dapat dilakukan dengan cara
		*	Blokkan dulu teks yang akan di copy
		*	Klik menu Edit
		*	Klik Copy
			atau Ikon copy atau tekan tombol kombinasi : Ctrl + C
	D.	Menempatkan kembali Dokumen yang telah dipotong atau di-copy
		Menempatkan kembali teks yang telah dicopy atau telah dipotong dengan cara adalah sebagai berikut :
		*	Klik menu Edit
		*	Klik Paste
			atau Klik Ikon paste atau tekan tombol kombinasi keyboard : Ctrl + V

3.	Pembuatan dan Penghapusan Nomor Halaman (Page Number)
	Untuk mengetahui jumlah halaman atau posisi halaman yang diketik, sebaiknya setiap halaman diberikan nomor. Selain membuat nomor halaman, dapat pula menghapus nomor halaman itu, caranya adalah:
	A.	Membuat Nomor Halaman
		*	Klik menu insert
		*	Klik page numbers
		*	Tentukan letak nomor pada Pilihan Position dan Letak (Perataan) nomor halaman pada pilihan Alignment, untuk mengosongkan nomor halaman pertama hilangkan tanda cek pada ' Show number on first page '
		*	Klik Format
		*	Tentukan bentuk nomor halaman pada pilihan Number Format
		*	Tentukan angka awal dari nomor halaman yang akan dibuat pada pilihan start at:
		*	Klik OK
		*	Klik OK
	B.	Menghapus nomor halaman
		untuk menghapus nomor halaman adalah sebagai berikut
		*	Double klik nomor halaman yang sudah dibuat
		*	Kemudian klik nomor halaman sampai muncul bingkainya
		*	Tekan Delete pada keyboard
4.	Mengatur ukuran kertas dan tampilan kertas
	Untuk mencetak berkas, sebelumnya kita dapat mengatur ukuran kertas yang akan dicetak seperti Letter (kertas kwarto), A4, Folio, (Legal), dll. Serta dapat mengatur tampilan kertas apakah Potrait (berdiri tegak) dan Landscape ( tiduran ). Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
	*	Pada saat kotak dialog Print telah tampil pilih properties
	*	Tentukan :
		>	Paper size : ukuran kertas - width : besarnya lebar ukuran kertas - height : besarnya tinggi ukuran kertas
		>	Orientation
			- Potrait
			- Landscape
	*	Klik OK

5.	Pencetakan Berkas
	Naskah yang diketik dapat dilihat terlebih dahulu tampilannya pada layar monitor ( print preview ) sebelum dicetak ke kertas melalui printer. Berikut langkah-langkahnya ;
	A.	Menampilkan hasil cetakan di monitor
		*	Klik menu file
		*	Klik Print Preview atau ikon
		*	Gunakan Ikon pada toolbar yang ada untuk mengatur format tampilan tersebut seperti gambar di bawah ini :
		Keterangan :
		1)	Print : untuk mencetak ke printer
		2)	Magnifier : untuk mengaktifkan kursor pada tampilan preview dan dapat
		3)	One Page : tampilan di layar satu halaman
		4)	Multiple page : tampilan di layar beberapa halaman
		5)	Zoom : mengatur besar/kecil tampilan naskah
		6)	View Ruler : menampilkan/menyembunyikan ruler line
		7)	Shrik to fit : mengatur halam kembali dengan merubah naskah ukuran huruf menjadi lebih kecil 0.5 pt
		8)	Full screen : menampilkan naskah satu layar penuh
		9)	Close : menutup ( mengakhiri ) perintah Print Preview
	B.	Mencetak dokumen
		*	Klik menu file
		*	Klik print
		*	Tentukan
			-	Nama : jenis printer yang digunakan
			-	Page range : nomor halaman yang akan dicetak
			-	All : semua halaman
			-	Current Page : halaman tertentu 1-3 : halaman 1 sampai dengan 3 1,3 : halaman 1 sampai dengan 3 3 : halaman 3 saja
			-	Number of copies : jumlah halaman yang akan dicetak
		*	Klik OK

04. Menyisipkan tabel, gambar

1.	Menyisipkan Tabel
	A.	Membuat Tabel
		Membuat tabel ada 2 cara dengan mengunakan menu pulldown atau dengan mengunakan Ikon Insert Table.
		a.	Dengan mengunakan Pulldown cara adalah sebagai berikut :
			*	Klik menu Table
			*	Klik insert
			*	Klik insert table, maka akan tampil kotak dialog :
			*	Isi jumlah kolom yang diperlukan pada kotak Number of columns
			*	Isi jumlah baris yang diperlukanpada kotak Number of rows
			*	Klik OK
		b.	Dengan menggunakan ikon insert table
			*	Klik Ikon insert table
			*	Blok jumlah baris dan kolom yang dibutuhkan
			*	maka tabel akan muncul seperti gambar di bawah ini
	B.	Menyisipkan Kolom dan Baris
		Dalam membuat table ada kemungkinan untuk menambah kolom atau baris bahkan menghapus kolom atau baris. Untuk melakukan itu langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
		Untuk menambahkan baris atau kolom
		1.	Klik salah satu baris atau kolom yang ingin di tambahkan.
		2.	Klik menu Table
		3.	Arahkan ke Insert
		4.	Pilihlah :
				Table	: untuk menambahkan tabel di dalam baris atau kolom
				Column to the left	: menambah kolom di sebelah kiri
				Column to the Right	: menambah kolom di sebelah kanan
				Row to the Left	: menambah baris di sebelah kiri
				Row to the Right	: menambah baris di sebelah kanan
				Cells	: terdapat pilihanShift cell the right ( menambahkan cell ke kanan), Shift cell the down( menambahkan cell ke bawah), insert entire row (menambahkan Kolom), insert entire column ( menambahkan kolom )
	C.	Menghapus Baris dan Kolom
		Dalam membuat tabel ada kemungkinan mempunyai baris dan kolom yang tidak diperlukan untuk itu baris dan kolom tersebut perlu dihapus. Berikut adalah langkah menghapus baris dan kolom.
		*	Klik baris dan kolom yang akan dihapus
		*	Klik menu table
		*	Arahkan ke "delete"
			Pilihlah :
				Table	: menghapus table
				Column	: menghapus kolom
				Rows	: menghapus baris
2.	Menyisipkan Gambar
	A.	Menyisipkan Clip Art
		*	Klik menu Insert
		*	Arahkan ke Picture
		*	Klik ClipArt hingga muncul dialog sebagai berikut :
		*	Klik clip organizer, maka akan tampil kotak dialog dibawah ini :
		*	Pilih clip collection list
		*	klik tanda panah pada gambar yang diinginkan
		*	Klik copy
		*	Klik close
		*	Klik menu edit
		*	Klik Paste
	B.	Menyisipkan File Gambar
		*	Klik menu insert
		*	Arahkan ke Picture
		*	Klik From file
		*	Pilih gambar pada folder tertentu
		*	Klik Insert
	C.	Menyisipkan Word Art
		Microsoft word 2003 memiliki fasilitas seni tulisan atau teks yang biasa disebut dengan WordArt. WordSrt diperlukan untuk melengkapi dokumen agar terlihat lebih menarik. Langkah untuk membuat WordArt adalah sebagai berikut :
		*	Klik menu Insert
		*	Arahkan ke Picture
		*	Pilih WordArt

.	Menyisipkan Gambar
	A.	Menyisipkan Clip Art
		*	Klik menu Insert
		*	Arahkan ke Picture
		*	Klik ClipArt hingga muncul dialog sebagai berikut :
		*	Klik clip organizer, maka akan tampil kotak dialog dibawah ini :
		*	Pilih clip collection list
		*	klik tanda panah pada gambar yang diinginkan
		*	Klik copy
		*	Klik close
		*	Klik menu edit
		*	Klik Paste
	B.	Menyisipkan File Gambar
		*	Klik menu insert
		*	Arahkan ke Picture
		*	Klik From file
		*	Pilih gambar pada folder tertentu
		*	Klik Insert
	C.	Menyisipkan Word Art
		Microsoft word 2003 memiliki fasilitas seni tulisan atau teks yang biasa disebut dengan WordArt. WordSrt diperlukan untuk melengkapi dokumen agar terlihat lebih menarik. Langkah untuk membuat WordArt adalah sebagai berikut :
		*	Klik menu Insert
		*	Arahkan ke Picture
		*	Pilih WordArt

05. Simulasi


Latihan
06. Latihan 1
07. Latihan 2

08. Tes


Materi Pokok Teknologi Informasi & Komputer SMP Kelas VII